Hoy el mayor riesgo no es contratar un servicio, sino no poder demostrarlo

Sustentar los gastos de marketing ante SUNAT es una tarea que muchas empresas subestiman hasta que enfrentan una fiscalización. Con frecuencia, invierten considerables recursos en estrategias de marketing para fortalecer su marca, captar nuevos clientes o incrementar sus ventas.

La contratación suele seguir un procedimiento: se firma el contrato, se reciben las facturas, se realiza el pago y el gasto se registra en la contabilidad.

Todo parece estar bajo control.

Sin embargo, años después, durante una fiscalización, SUNAT puede formular una pregunta que cambia completamente el escenario:

¿Cómo acredita que ese servicio realmente fue prestado y benefició a su empresa?

Responder esa pregunta no siempre resulta sencillo.

Con frecuencia, la documentación se encuentra dispersa entre distintas áreas, algunos colaboradores ya no forman parte de la empresa y muchos archivos se han perdido con el paso del tiempo.

Precisamente esta situación fue analizada por el Tribunal Fiscal en la RTF N° 06583-1-2024, resolución que constituye una importante lección para empresarios y gerentes generales sobre la necesidad de gestionar adecuadamente la evidencia que sustenta sus gastos.

Una fiscalización puede poner a prueba toda la gestión documental de la empresa

En el caso analizado por el Tribunal Fiscal, SUNAT cuestionó la deducción de gastos por servicios de marketing contratados por una empresa.

La Administración consideró que la documentación presentada no era suficiente para acreditar la efectiva prestación de los servicios, por ello, formuló un reparo tributario.

La empresa decidió impugnar la decisión.

Después de revisar el expediente, el Tribunal Fiscal concluyó que la documentación presentada debía analizarse de manera integral y resolvió revocar el reparo efectuado por SUNAT respecto de los servicios de marketing.

Más allá del resultado favorable para el contribuyente, la resolución deja una enseñanza clara:

«La forma en que una empresa organiza y conserva la evidencia puede ser determinante durante una fiscalización».

Es habitual pensar que el sustento de un gasto se limita a conservar: el contrato y la factura.

Si bien estos documentos son indispensables, normalmente no reflejan todo el desarrollo del servicio.

En la práctica, la verdadera evidencia suele encontrarse en otros documentos generados durante la ejecución del trabajo.

Por ejemplo:

• Propuestas comerciales
• Cronogramas
• Informes de avance
• Presentaciones
• Campañas implementadas
• Reuniones de seguimiento
• Reportes de resultados
• Correos electrónicos
• Aprobaciones internas

Cada uno de estos documentos permite reconstruir cómo se ejecutó el servicio y cuál fue el beneficio obtenido por la empresa.

El problema es que la información suele estar dispersa

Una de las principales dificultades que enfrentan las empresas durante una fiscalización es que la información no se encuentra organizada.

Mientras Contabilidad conserva la factura, otras áreas administran el resto de la evidencia.

• Marketing guarda las campañas.
• Comercial conserva los reportes.
• La Gerencia aprueba las estrategias.

Si no existe un procedimiento interno para centralizar esa información, con el paso de los años será muy difícil reconstruir la historia completa de la operación.

Y ese vacío documental puede convertirse en una contingencia tributaria.

La prevención comienza mucho antes de que llegue SUNAT

Muchos empresarios consideran que una fiscalización empieza cuando reciben un requerimiento de información.

En realidad, comienza el día en que se contrata el servicio.

Cada contratación debería responder, al menos, estas preguntas:

• ¿Por qué fue necesario contratar este servicio?
• ¿Qué objetivo buscaba la empresa?
• ¿Qué actividades realizó el proveedor?
• ¿Qué entregó como resultado?
• ¿Quién recibió y aprobó el trabajo?

Si la empresa puede responder estas preguntas con evidencia objetiva, tendrá una posición mucho más sólida frente a cualquier revisión de SUNAT.

La gestión documental también es una decisión de la Gerencia General

Muchas organizaciones consideran que la preparación para una fiscalización corresponde exclusivamente al área contable.

Sin embargo, la experiencia demuestra que la evidencia más importante suele generarse fuera de Contabilidad.

Por ello, la Gerencia General debe promover políticas internas que aseguren la conservación de la documentación relevante.

No se trata únicamente de cumplir una obligación tributaria.

Se trata de proteger el patrimonio de la empresa frente a futuras contingencias.

Cinco prácticas que toda empresa debería implementar

La experiencia demuestra que una adecuada organización documental puede reducir significativamente los riesgos durante una fiscalización.

Algunas medidas recomendables son:

1- Documentar la necesidad del servicio

Toda contratación debería responder a una necesidad concreta de la empresa y esa justificación debe quedar registrada.

2- Conservar la evidencia del servicio

Los informes, estudios, campañas, estrategias, diseños y demás productos generados por el proveedor deben archivarse de forma ordenada.

3- Registrar la conformidad del servicio

Es recomendable que el área usuaria deje constancia de que recibió y aprobó el trabajo realizado.

4- Centralizar la información

La documentación no debería permanecer únicamente en los correos electrónicos de los colaboradores.

Debe existir un repositorio institucional que facilite su consulta.

5- Implementar una política de conservación documental

La empresa debe asegurarse de que la información permanezca disponible durante todo el plazo en que pueda ser requerida por la Administración Tributaria.

Conclusión:

Una fiscalización de SUNAT no solo revisa cifras.

También analiza la capacidad de la empresa para demostrar cómo desarrolla sus operaciones.

Cuando la documentación está completa, organizada y disponible, la empresa se encuentra en mejores condiciones para sustentar sus gastos.

Por el contrario, cuando la información es insuficiente o se encuentra dispersa, incluso un gasto legítimo puede convertirse en un reparo tributario.

La mejor estrategia no consiste en reunir documentos cuando llega un requerimiento.

Consiste en construir, desde el inicio de cada contratación, un expediente que permita demostrar la necesidad del servicio, su ejecución y los beneficios obtenidos para la empresa.

Preguntas frecuentes

¿SUNAT puede cuestionar un gasto aunque exista contrato y factura?

Sí. Durante una fiscalización, la Administración puede solicitar documentación adicional que permita verificar la efectiva prestación del servicio y su relación con la actividad empresarial.

¿Qué enseñanza deja la RTF N.° 06583-1-2024?

Que la documentación debe analizarse de manera integral y que una adecuada gestión de la evidencia puede ser determinante para sustentar la deducción de un gasto frente a SUNAT.

¿Quién debe conservar la documentación de los servicios?

La responsabilidad no debe recaer únicamente en Contabilidad. Las áreas usuarias, Marketing, Comercial y la Gerencia también deben participar en la conservación de la evidencia.

¿Qué documentos conviene conservar?

Además del contrato y la factura, es recomendable mantener informes, presentaciones, cronogramas, entregables, aprobaciones internas y cualquier documento que permita demostrar cómo se ejecutó el servicio.

¿Cómo reducir el riesgo de contingencias tributarias?

Implementando procedimientos internos que aseguren la adecuada gestión documental desde el inicio de cada contratación.

¿Su empresa está preparada para una fiscalización de SUNAT?

En PARMEJ Consultores ayudamos a las empresas a prevenir contingencias tributarias antes de que se conviertan en reparos. Revisamos la documentación que respalda sus operaciones y evaluamos riesgos.

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